En este post veremos cómo priorizar acciones en proyectos de Data y Tecnología y cuál es la visión de BMIND al respecto. ¿Qué variables debemos considerar para accionar? ¿Qué es una matriz de priorización? ¿Qué es un caso de uso? ¿Quick wins? ¿Importante vs. Urgente?

Todas estas preguntas serán respondidas con el objetivo de tener una visión real del porvenir del proyecto a corto, medio y largo plazo. De manera visual y concreta generaremos una metodología sencilla que podréis aplicar en vuestros futuros retos.

Contexto

Antes de entrar en materia vamos a conocer algunos de los proyectos más importante que se llevan a cabo:

Todos ellos tienen algo en común: componen una Fase 0 de implementación y Fase 1 de entendiendo de negocio y puesta en disposición de futuras acciones.

Considerando la fase de implementación superada, saltaremos directamente a la Fase 1 (estratégica).

¿Qué debo tener en cuenta?

Para cada uno de estos proyectos deberemos estar preparados a nivel de equipo, conocimiento, organización, coordinación e inteligencia de negocio necesaria para el planteamiento de los casos de uso.

Fase 1: Matriz de priorización – Casos de uso

¿Casos de uso?

Planteamiento a partir de la inteligencia de negocio que se aplica a un proyecto y tiene un fin concreto (objetivo).

¿Cómo los priorizo?

Bien, para ello existen las matrices de priorización donde responderán a dos preguntas muy sencillas. ¿Qué esfuerzo supone? (Eje Y) ¿Qué impacto de negocio tendrá? (Eje X) Donde cada cuadrante tendrá una prioridad sobre otro (Figura 2):

En segundo lugar, generaremos una puntuación del 1 al 10 para cada una de las variables, como se ve en la Figura 3:

     Figura 3: Puntuación variables

Por último, se generará un “gráfico de dispersión” y ya tendremos nuestra “Matriz de priorización tradicional” (Figura 4):

Figura 4: Puntuación variables

¿Quick Wins?

Casos de uso que tienen un esfuerzo relativamente bajo en cambio su impacto de negocio es alto. Un ejemplo claro es el caso de uso de control de frecuencias del DMP: Zona 1 (Figura 4)

No obstante, como veremos a continuación, hasta estos casos se pueden ver alterados.

Nuevas variables Urgente vs. Importante

La matriz definida anteriormente es incompleta para nosotros. Debemos escuchar a nuestros clientes, analizar su estructura-capacidades, entender sus necesidades y de esta forma ayudarles a la consecución de los objetivos, es decir, “llevarlos al siguiente nivel”.

No sin antes definir los conceptos clave de este post:

  • Urgente: Necesidad corporativa, de impacto o requerimiento para la consecución de un objetivo.
  • Importante: Que tiene relevancia por su valor o magnitud para la consecución de un objetivo.
  • Urgente + Importante: Necesidad que tiene una relevancia o magnitud para la consecución de un objetivo

Con cada palabra en su sitio, esta claro que los escenarios definidos anteriormente cambiarán por completo la matriz.

Lo que a priori tenía una prioridad sobre otra puede cambiar por completo los rangos y con ello el orden de ejecución de los casos.

                                                                                         Figura 5: Variables para la nueva Matriz

Que el cliente este involucrado en la calificación de las 2 nuevas variables es clave, ya que ayudará a alinear mensajes y unir equipo con un fin único (Figura 5)

Desplazamiento y replanteamiento de Matriz de priorización:

Figura 6: Variables para la nueva Matriz                                       Figura 7: Variables para la nueva Matriz

 

Como podemos observar (Figura 6) y (Figura 7) hay un notable desplazamiento de los casos a otros cuadrantes de priorización.

Cambio de orden priorización de proyectos:

Conclusión

La importancia y la urgencia no se contemplan a la hora de priorizar, esto puede tener consecuencias de cara a evaluar la puesta en valor del proyecto a nivel estratégico. De esta manera, marcaremos la diferencia entre llevar a nuestros clientes al siguiente nivel o no hacerlo.


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